Descriptif
Gestion électronique de documents : concepts et projet est une formation de 1 jour (7 heures), de niveau initiation, rattachée au domaine « Bases de données, outils décisionnels, Big Data et Cloud Computing ». Comprendre les fonctions d'une GED et conduire un projet de dématérialisation. Conçue et animée par des praticiens en activité, elle alterne apports ciblés (30 %) et mises en pratique (70 %) sur des laboratoires cloud individuels, avec des cas inspirés des secteurs banque, assurance et services publics. Disponible en inter-entreprises, en intra sur catalogue et en version sur mesure adaptée au contexte de l'entreprise.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
- Enjeux de la dématérialisation
- Fonctions d'une GED
- Métadonnées et classement
- Valeur probante et archivage
- Démarche projet
Programme détaillé
| N° | Contenus et activités | Durée |
|---|---|---|
| Jour 1 | ||
| 1 | Tour de table, recensement des flux documentaires des participants et attentes vis-à-vis du projet | 0,5 h |
| 2 | Enjeux de la dématérialisation : volumes papier et coûts de traitement, conformité RGPD, valeur probante, signature électronique et archivage à valeur probante | 1,5 h |
| 3 | Atelier : cartographier le cycle de vie d'un document de son organisation, de la création à la destruction ou au versement | 1,5 h |
| 4 | Démonstration commentée : fonctions d'une GED du marché — acquisition et numérisation, indexation, recherche plein texte, workflow de validation, gestion des versions | 1,5 h |
| 5 | Atelier : bâtir un plan de classement et un jeu de métadonnées, puis construire la feuille de route du projet de dématérialisation et le plan d'action individuel | 2 h |
Méthodes pédagogiques
- Pédagogie active : 50 % du temps en pratique encadrée — laboratoires cloud provisionnés par participant, travaux pratiques guidés, fil rouge applicatif —, le reste en apports structurés, démonstrations commentées, cadrage et évaluation
- répartition calculée sur le déroulé détaillé de cette formation, et non annoncée de façon uniforme
- classe inversée avec prérequis sur le LMS
- apprentissage adaptatif selon le positionnement initial
- travaux en binômes
- classe virtuelle en séquences de 3 h 30 maximum sur Microsoft Teams
- support clair, complet et paginé remis à chaque participant
Technologies et outils mobilisés
Solutions de GED du marché
Modalités d'évaluation et de validation
- Positionnement initial en ligne
- quiz de validation à chaque séquence
- évaluation finale des acquis (QCM et mise en situation)
- satisfaction à chaud
- questionnaire de transfert à 30 jours
- attestation de fin de formation
Plateforme, laboratoires et ressources
- LMS DATAROCKSTARS : parcours, supports numériques, quiz, évaluations, émargement par demi-journée
- laboratoires cloud individuels accessibles depuis un navigateur, sans installation, données fictives, détruits en fin de session
- bibliothèque O'Reilly (plus de 60 000 ressources)
- accès aux supports pendant 6 mois